Finanzordnung der Jugendpresse Sachsen e. V.

1 Unterrichtung der Mitglieder

1.1 Alle finanziellen Vorgänge sind vereinsöffentlich. Der Vorstand ist den Mitgliedern zur Auskunft verpflichtet.

1.2 Der Schatzmeister erstellt mindestens einen Finanzbericht pro Jahr. Dieser Bericht enthält aktuelle Informationen über den finanziellen Stand des Vereins sowie über die voraussichtliche Entwicklung in den nächsten Monaten.

1.3 Der Schatzmeister hat ein Vetorecht gegen alle Ausgaben, die die Liquidität des Vereins oder einzelner Veranstaltungen gefährden können.

2 Richtlinien zur Kostenerstattung (Auslagenersatz)

2.1 Allgemeines

2.1.1 Die verauslagten Kosten der haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter der Jugendpresse Sachsen e. V. für ihre Arbeit im Rahmen des Vereins trägt der Verein nach Maßgabe der Satzung und der Finanzordnung.

2.1.2 Kosten können nur erstattet werden, sofern sie nicht schon von Dritten erstattet worden sind oder erstattet werden können, dem Antragsteller tatsächlich entstanden und für den Verein notwendig sind.

2.1.3 Alle Erstattungen sind so zu erstellen, dass sie für jeden Sachkundigen jederzeit nachprüfbar sind. Dafür sind die vom Schatzmeister erstellten Formblätter zu benutzen. Aus diesen müssen Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, E-Mailadresse und/oder Telefonnummer, Ort, Datum, Zahlungsnachweis, Betrag hervorgehen. Belegbare Ausgaben sind mit Originalbelegen abzurechnen. Ersatzbelege können nur zusammen mit einer ausreichenden schriftlichen Begründung anerkannt werden. Aus den Erstattungen muss nicht nur die Art der Kosten, sondern auch ihr Ausgabengrund (z. B. ein bestimmtes Projekt) hervorgehen. Die Erstattungen müssen unterschrieben werden. Die Erstattungsbögen müssen einen Hinweis auf diese Finanzordnung beinhalten.

2.1.4 Erstattungen sind grundsätzlich bis spätestens vier Wochen nach Tätigung der Ausgabe (Belegdatum) einzureichen.

2.1.5 Erstattungen werden innerhalb eines Monats nach Eingang beim Schatzmeister sachlich und rechnerisch geprüft und abgezeichnet. Unverzüglich nach der Prüfung wird der Erstattungsbetrag bezahlt und eventuelle Kürzungen dem Antragssteller mitgeteilt. Der Schatzmeister lässt seine persönlichen Erstattungen von einem anderen Vorstandsmitglied gegenzeichnen.

2.1.6 Über die Annahme von Kostenerstattungen und insbesondere von Ausnahmebegründungen entscheidet der Schatzmeister. Im Streitfall kann der Antragsteller die Kassenprüfer anrufen. Diese können den Antrag endgültig ablehnen oder der nächsten Mitgliederversammlung zur Entscheidung vorlegen.

2.1.7 Ungewöhnliche Erstattungen sowie alle Erstattungen von mehr als 500 Euro bedürfen der Zustimmung des Vorstands. Erstattungen von mehr als 1500 Euro bedürfen der Zustimmung der Mitgliederversammlung, sofern nicht bereits getroffene Entscheidungen der Mitgliederversammlung die Erstattung ausreichend begründen. Bei diesen Grenzen sind alle sachlich zusammenhängenden Kosten zu erfassen.

2.2 Reisekosten

2.2.1 Reisekosten werden erstattet soweit die Reise

a) den Interessen des Vereins dient und vor Antritt vom Schatzmeister genehmigt wurde oder

b) vom Schatzmeister eine generelle Fahrtkostenerstattung für die entsprechende Veranstaltung vor Beginn genehmigt wurde. In Ausnahmefällen kann der Schatzmeister rückwirkend die Genehmigung erteilen.

2.2.2 Reisen dienen dem Interesse des Vereins u.a., wenn es sich um folgende Reisen handelt:

a) Reisen des Vorstands und der hauptamtlichen Mitarbeiter zu den Sitzungen des Vorstands,

b) Reisen der Kassenprüfer zur Wahrnehmung ihrer Aufgabe,

c) Reisen von Aktiven, des Vorstandes und der hauptamtlichen Mitarbeiter zu Vorbereitungstreffen für Veranstaltungen oder Arbeitstreffen wie z.B. Gesprächen mit Kooperationspartnern und

d) Reisen der Teamer und Referenten zu Veranstaltungen der Jugendpresse Sachsen e. V.

2.2.3.Obergrenze für Fahrtkosten:

2.2.3.1 Maximaler Erstattungsbetrag für sämtliche Fahrtkosten sind 75% des Normalpreises der Deutschen Bahn in der 2. Klasse. Es sind ausdrücklich die bahn.corporate-Konditionen der Jugendpresse Deutschland e. V. zu nutzen.

2.2.3.2 Der Schatzmeister kann diesen Erstattungssatz je nach Einzelfinanzierungsplan der entsprechenden Veranstaltungen zwischen 0% und 100% neu festsetzen und dabei unterschiedliche Regelungen für Teamer, Teilnehmer und Referenten treffen.

2.2.4 Fahrtkosten:

2.2.4.1 Bahnfahrten (Nah- und Fernverkehr) werden unter Berücksichtigung von Ziffer 2.2.3 bis maximal zur Höhe der tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Reservierungen werden nicht erstattet, es sei denn es liegt eine Genehmigung des Schatzmeisters vor.

2.2.4.2 Fahrten im eigenen Kraftfahrzeug werden unter Berücksichtigung von Ziffer 2.2.3 mit folgenden Kilometerpauschalen erstattet: Erstattung pro Kilometer.

a) kein Mitfahrer EUR 0,15

b) ein Mitfahrer EUR 0,20

c) zwei Mitfahrer EUR 0,25

d) drei oder mehr Mitfahrer EUR 0,30

Für Mitfahrer gilt die gleiche Regelung wie für Fahrer gemäß 2.2.1. Die Namen der Mitfahrer und der jeweiligen Start- und Zielpunkte sind anzugeben.

2.2.4.3 Fahrten im fremden Kraftfahrzeug (Mietwagen, Mitfahrzentrale, Reisebus etc.) werden unter Berücksichtigung von Ziffer 2.2.3 und unter Vorlage der Originalmietrechnung und der Tankbelege bzw. einer Quittung des Fahrers oder Reiseunternehmens erstattet.

2.2.4.4 Taxifahrten können nur in Ausnahmefällen und unter Vorlage der Original-Taxiquittung und einer ausreichenden schriftlichen Begründung erstattet werden.

2.2.4.5 Fahrten in Kraftfahrzeugen sollen nur durchgeführt werden, wenn sie günstiger als Bahnfahrten sind, von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden oder durch wichtige Gründe gerechtfertigt sind (Materialtransport, Begebenheiten vor Ort etc.).

2.2.4.6 Flugkosten werden unter Berücksichtigung von Ziffer 2.2.3 erstattet. Flüge sollen nur durchgeführt werden, wenn sie günstiger als Bahnfahrten sind oder Bahn- und PKW-Fahrten unzumutbar oder unverhältnismäßig sind.

2.2.4.7 Bahncards können für den Vorstand und die hauptamtlichen Mitarbeiter erstattet werden, wenn das zu erwartende vereinsdienliche Reiseaufkommen Einsparungen vermuten lässt.

2.2.5 Bewirtungs- und Übernachtungskosten:

2.2.5.1 Außerhäusige Bewirtungen können nur erstattet werden, wenn Dritte (z.B. Projektpartner) an der Bewirtung teilhaben, die Bewirtung unumgänglich ist oder die Bewirtung im Rahmen einer mehrtägigen Gruppenveranstaltung stattfindet. Alle bewirteten Personen sowie der genaue Anlass der Bewirtung sind auf dem Beleg anzugeben.

2.2.5.2 Übernachtungen können nur erstattet werden, wenn der Aufenthalt unumgänglich ist oder im Rahmen einer mehrtägigen Gruppenveranstaltung stattfindet.

2.3 Telekommunikations-, Verwaltungs- und Transportkosten

2.3.1 Kosten der Telekommunikation sind nicht erstattbar. Es sind die vereinseigenen Ressourcen wie Bürotelefon und Mobiltelefone zu nutzen.

2.3.2 Eine Erstattung von Verwaltungskosten (Porto, Bürobedarf etc.) ist nur mit Einzelnachweisen möglich

2.3.3 Bei Transportkosten kann der Schatzmeister die Obergrenze für Fahrtkosten nach Ziffer 2.2.3 ausnahmsweise außer Kraft setzen. Voraussetzung dafür ist eine schriftliche Erläuterung, warum der Transport und das gewählte Transportmittel notwendig waren.

3 Zahlungen

3.1 Alle Rechtsgeschäfte, die der Verein mit Dritten tätigt, bedürfen der Schriftform. Rechtsgeschäfte im Gegenwert von mehr als 500 EUR bedürfen der Zustimmung des Vorstandes.

3.2 Fristgemäß eingehende Rechnungen werden nach Prüfung auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit, die durch Unterschrift eines Berechtigten zu bestätigen ist, fristgemäß bezahlt.

3.3 Alle Mittel des Vereins werden über Bankkonten, die auf den Namen des Vereins lauten, verwaltet. Barkassen sind nur auf Beschluss des Vorstandes für Veranstaltungen und die laufende Geschäftsführung zulässig. Veranstaltungskassen sind innerhalb von drei Wochen nach Veranstaltungsende abzurechnen; die verbleibenden Mittel sind innerhalb dieser Frist auf das Vereinskonto zurückzuführen.

4 Buchführung und Abschlüsse

4.1 Der Vorstand hat die ordnungsgemäße Buchführung und die Geschäftsführung des Vereins zu überwachen. Zur Unterstützung kann er einen Buchhalter oder Steuerberater hinzuziehen. Abschlüsse, die durch Dritte erstellt werden, werden vom Vorstand geprüft.

4.2 Die Gewinn- und Verlustrechnung und die Bilanz werden durch den Vorstand erstellt. Er kann diese Aufgaben an einen Buchhalter oder Steuerberater übertragen.

4.3 Die Erstellung des Jahresabschlusses hat bis sechs Monate nach Jahresende zu erfolgen.

5 Kredite

5.1 Gesamtkredite von mehr als 1500 EUR bedürfen der Zustimmung der Mitgliederversammlung.

6 Schlussbestimmungen

6.1 Diese Finanzordnung hat Satzungskraft. Eine Änderung kann nur nach den Bestimmungen für Satzungsänderungen erfolgen.

6.2 Diese Finanzordnung tritt am Tag ihrer Verabschiedung in Kraft.